Livepharma - Base de conhecimento

O balanço de estoque tem a finalidade primária de proceder a entrada ou saída de quantidades no estoque através da contagem/aferição dos produtos de forma FÍSICA.

Ela pode ser executada por diversas dimensões, seja por prateleira, seja completa a cada 4 ou 6 meses, seja parcial quando alguma devolução ou cancelamento existir ou seja por amostragem a cada curto período.

Dessa forma, o aplicativo disponibiliza tal processo, sendo localizado em ESTOQUE → MOVIMENTO →BALANÇO DE ESTOQUE.

A marcação em VERDE indica o botão de comando responsável em criar um novo Balanço de Estoque.

A marcação em VERMELHO lista os Balanço de Estoque já criados, permitindo edição e/ou impressão e/ou aplicação.

CRIANDO UM NOVO BALANÇO DE ESTOQUE

Ao acionar o botão “Criar novo balanço”, será exibida as seguintes opções:

Na imagem acima, a marcação em VERDE indica qual tipo de balanço será criado. Poderá ser um com base nos filtros abaixo denominados. Se utilizar tal opção, NÃO será permitido adicionar novos itens, apenas trabalhar nos produtos selecionados pelo filtro e adicionados ao Balanço em questão.

Já a opção “Inserção manual” permite que o colaborador adicione itens de forma aleatória no balanço.

A marcação em LARANJA solicita um nome para o balanço de estoque. Exemplo: PRATELEIRA X, PSICOS Y, SIMILARES ou MOVIMENTADOS VIA CANCELAMENTO, etc.

A marcação em VERMELHO permite que o colaborador selecione uma validade para tal Balanço de Estoque. Essa validade permite definir um período máximo de sua execução, possibilitando a diminuição de falhas entre a contagem fisica e movimentação dos itens na loja, como vendas, compras, cancelamentos, devoluções, etc.

Digamos que fora criado um balanço de estoque as 06h42min com validade de 1(uma) hora. Dessa forma, ele poderá ter itens adicionados/confrontados até 07h42min. Após essa data, tal balanço poderá completamente sua função, NÃO ACEITANDO NOVOS ITENS E NEM PERMITINDO SER APLICADA SUA CONTAGEM NO ESTOQUE.

Abaixo será exibido a mensagem de exemplo correspondente a tal processo.

SEGURANÇA EXTRA SOBRE OS CONTROLADOS/PSICOTRÓPICOS

O Balanço de Estoque possui um gatilho que tem a função de evitar que um colaborador diferente do RT (Responsável técnico) de contar/conferir ou acidentalmente alterar o estoque dos controlados/psicotrópicos.

Na imagem acima indica o filtro para criar um novo balanço. Quando o login do colaborador atual DIVERSO de um RT, o LivePharma desabilita a opção para filtrar determinado grupo de produtos. Dessa forma, impossibilita que o colaborador adicione itens do grupo no balanço. Tal opção fica habilitada somente quando o login for IGUAL ao RT configurado no aplicativo.(Filiais).

O balanço de estoque nesse caso, efetua uma junção de duas configurações. A primeira valida o login do colaborador, o qual deve ser um RT e posteriormente valida o grupo do produto CONTROLADO/PSICOTRÓPICO.

Segue a imagem explicando como configurar o grupo de produto.

Dessa forma, nenhum item, independente de filtro inicial, será adicionado no balanço se o login for diferente de um Responsável Técnico. Tal regra NÃO se aplica quando o Balanço de Estoque for criado com filtro “Livre” e o colaborador, após sua criação, adicionar manualmente seu GTIN/EAN. Nesse caso, aceitará produtos de determinado grupos, mesmo o login sendo diferente de RT.

INTELIGÊNCIA DO LIVEPHARMA COM RELAÇÃO A MOVIMENTAÇÃO SIMULTÂNEA DE ITENS NA EMPRESA X ITENS DO BALANÇO.

O balanço de estoque poderá, após ser criado, alimentado por diversos colaboradores na rede da empresa, utilizando seus leitores de GTIN/EAN, digitação manual, etc.

Mas, nesse ínterim pode ocorrer do colaborador JOAO e a MARIA processarem o mesmo “ANADOR”, em locais diversos. Outra possibilidade está no fato de que ao efetuarem o balanço de Estoque, pode ocorrer alguma movimentação de entrada ou saída de determinado item.

Com base nesses dois cenários apresentados, o LivePharma avisará o colaborador quando for aplicar o balanço no estoque com a seguinte mensagem.

Após tal mensagem, os itens com alguma movimentação processual (e/s) ou simultaneidade na contagem serão exibidos na tabela. Para saber os detalhes, clicar em “Detalhes”. Feito isso, será necessário clicar em “Reiniciar” e efetuar a contagem de tais produtos novamente.

APLICANDO O BALANÇO DE ESTOQUE

Terminada a contagem do estoque, resta apenas aplicar as entradas e saídas dos itens no estoque da farmácia. Para isso, selecionar o balanço e acionar o botão de comando “Aplicar balanço no estoque”.

A marcação na cor VERMELHA indica que se selecionada, os itens do balanço selecionado que NÃO foram contados, terão a quantidade ZERADA no aplicativo.

Exemplo 1: digamos que no ANADOR 500 entrou no balanço através dos filtros, mas não fora contado/aferido fisicamente. Mas tal item aponta 4(quatro) unidades no estoque virtual da empresa. Dessa forma, ao processar as SAÍDAS, tal produto será adicionado a uma NF-e de SAÍDA de 4(quatro) unidades, ficando assim com estoque ZERADO.

Exemplo 2: digamos que o DORIL esteja marcando -1(menos um) no estoque virtual do LivePharma e consta em tal balanço de estoque. Dessa forma, ao processar as ENTRADAS, será adicionado 1(uma) unidade em uma NF-e, ficando também com o estoque ZERADO.

A marcação na cor VERDE, ao acionada, efetuará um cálculo dos itens do balanço de estoque X estoque virtual do aplicativo. Encontrando algum divergente e, que para corrigi-lo, será necessário ADICIONAR X unidades do estoque. Dessa forma tal produto ficará vinculado ao processo de emissão de uma NF-e de ENTRADA. Exemplo: Digamos que o produto CARBAMAZEPINA possua 5(cinco) unidades no estoque virtual do aplicativo, mas fora contato pelo balanço de estoque 6(seis) unidades. Dessa forma ele terá 1(uma) unidade adicionado a uma NF-e como ENTRADA.

A marcação na cor ROXA, ao acionada, efetuará um cálculo dos itens do balanço de estoque X estoque virtual do aplicativo. Encontrando algum divergente e, que para corrigi-lo, será necessário REMOVER X unidades do estoque. Dessa forma tal produto ficará vinculado ao processo de emissão de uma NF-e de SAÍDA. Exemplo: Digamos que o produto MAGNOPYROL possua 7(sete) unidades no estoque virtual do aplicativo, mas fora contato pelo balanço 9(nove) unidades. Dessa forma ele terá 2(duas) unidade adicionado a uma NF-e como SAÍDA.

EMITINDO AS NF-E NO APLICATIVO

Feito a aplicação completa do balanço de estoque, agora basta emitir as respectivas NF-e de entrada e/ou saída no aplicativo. Para isso, acessar FATURAMENTO → NF-e/NFC-e PRÓPRIAS → Emitir NF-e. Ao acessar, selecionar a NF de rascunho e terminar seu preenchimento. Emitindo uma NF-e dos itens nela constantes. Esse tipo de NF-e NÃO permite a remoção de produtos, nem a alteração de quantidades, apenas sua finalização.